Eine Lösung für Telefon, Termine und Anfragen in der Ordination

Warum drei getrennte Werkzeuge Arbeit erzeugen, wie eine zusammenhängende Lösung aussieht und in welchem Zeitrahmen sie einsatzbereit ist.

Dr. techn. Alireza Fasih · 2026-09-01

Die meisten Ordinationen, die bei uns anrufen, haben nicht ein Problem. Sie haben fünf kleine, die miteinander zusammenhängen. Das Telefon läutet durch. Termine werden am Papier verwaltet oder in einem Kalender, an den nichts angeschlossen ist. Rezeptbestellungen kommen über drei verschiedene Wege herein. Auf der Website steht eine Mailadresse, die eigentlich niemand betreut. Und niemand weiß genau, wie viele Patienten eigentlich nicht durchkommen.

Für jedes dieser Probleme gibt es einen Anbieter. Genau das ist der Grund, warum viele Praxen am Ende drei Systeme haben, die sich gegenseitig nicht kennen, und jemanden im Team, der zwischen ihnen abtippt.

Warum getrennte Werkzeuge Arbeit erzeugen

Ein Beispiel aus der Praxis. Eine Ordination hat ein Online Buchungstool, einen Anrufbeantworter mit Transkription und ein Kontaktformular. Alle drei funktionieren für sich genommen.

Am Montagmorgen sitzt die Assistentin nun vor drei Listen. Sie überträgt Buchungen in den Kalender, hört Nachrichten ab und ruft zurück, arbeitet das Postfach ab. Der Patient, der Freitag online gebucht und Samstag telefonisch abgesagt hat, taucht in beiden Listen auf. Wer das nicht bemerkt, hat einen Geistertermin.

Das ist kein Fehler der einzelnen Werkzeuge. Es ist die Folge davon, dass sie nichts voneinander wissen. Jede zusätzliche Schnittstelle zwischen Systemen, die ein Mensch bedient, ist eine Fehlerquelle.

Was eine zusammenhängende Lösung anders macht

Wenn Telefon, Termine, Anfragen und Auswertung auf denselben Daten arbeiten, verschwinden diese Reibungen einfach.

Der Assistent am Telefon sieht denselben Kalender wie die Online Buchung. Eine telefonische Absage gibt den Platz frei, den die Website im selben Moment wieder anbieten kann. Eine Rezeptbestellung, egal ob per Formular oder per Anruf, landet in derselben Liste, in derselben Struktur, mit denselben Pflichtfeldern. Und die Auswertung am Monatsende zeigt Ihnen alles zusammen, weil alles zusammengehört.

Für Ihr Team bedeutet das genau eine Oberfläche statt drei. Für Sie bedeutet es einen Ansprechpartner statt drei, wenn etwas nicht passt.

Flexibel heißt: nach Ihren Regeln, nicht nach unseren

Es gibt in der Medizin keine zwei Ordinationen, die gleich arbeiten. Der eine nimmt Neupatienten nur am Dienstag. Die andere hat eine eigene Wahlarztschiene am Abend. Eine Gruppenpraxis mit vier Ärzten braucht vier unterschiedliche Terminarten mit unterschiedlichen Dauern für dieselbe Leistung.

Genau daran scheitern Standardprodukte. Sie zwingen Ihnen die Logik auf, die im Produkt eingebaut ist, und Ihr Team baut daneben wieder eine Papierlösung für die Ausnahmen.

Unsere Lösung ist deshalb konfigurierbar statt vorgegeben. Ihre Terminarten, Ihre Dauern, Ihre Sperrzeiten, Ihre Formulierungen. Wie sich der Assistent meldet, wie er duzt oder siezt, wie er mit einem Anrufer umgeht, der nur die Adresse wissen will. Was er darf und was er ausdrücklich nicht darf. Das sind Einstellungen, keine Sonderprogrammierung.

Und wenn Sie etwas brauchen, das es noch nicht gibt, bauen wir es. Das ist der Unterschied zwischen einem Produkt aus dem Regal und einem Team, das an der Software arbeitet, die Sie einsetzen.

Warum es bei uns schnell geht

Von der Zusage bis zum ersten echten Anruf vergehen bei den meisten Ordinationen wenige Tage. Das liegt an drei Dingen.

Erstens ist die Plattform fertig. Wir bauen nicht bei jedem Kunden von vorne, wir richten ein. Zweitens kennen wir die üblichen Praxissysteme im deutschsprachigen Raum, weil wir die Anbindungen bereits gebaut haben. Für Doc Cirrus, Latido, mobi.MED, CARE01 und Docfinder gibt es fertige Verbindungen. Drittens fragen wir am Anfang nach den richtigen Dingen. Die Einrichtung dauert dann lange, wenn während der Einführung erst geklärt wird, wie lange eine Erstordination eigentlich dauert.

Was wir nicht machen, ist ein Projektplan über sechs Monate mit Meilensteinen und Lenkungsausschuss. Eine Ordination hat dafür keine Ressourcen und braucht es auch nicht.

Der Preis, offen gesagt

Wir arbeiten mit klaren monatlichen Paketen, die sich an der Zahl der Gesprächsminuten orientieren, plus einer einmaligen Einrichtung. Keine Provision pro Termin, keine Kopplung an Patientenzahlen, keine Vertragsbindung über Jahre.

Der ehrlichste Vergleich ist die Rechnung gegen eine halbe Stelle am Empfang. Eine zusätzliche Ordinationsassistentin kostet Sie in Österreich brutto für netto ein Vielfaches dessen, was eine automatisierte Erreichbarkeit kostet, und sie kann trotzdem nicht drei Anrufe gleichzeitig annehmen. Das ist kein Argument gegen Personal. Es ist ein Argument dafür, das vorhandene Personal nicht mit Routine zu verbrauchen.

Wer bei uns arbeitet

Unser Team kommt aus der technischen Entwicklung, nicht aus dem Vertrieb. Wir haben Systeme für Sprachverarbeitung, Telefonie und Datenintegration gebaut, bevor wir sie im Gesundheitsbereich eingesetzt haben.

Wichtiger ist aber etwas anderes. Wir sitzen bei der Einführung mit Ihrem Team zusammen, hören uns in den ersten Wochen echte Gespräche an und ändern nach, wo es hakt. Fast alles, was unsere Plattform heute kann, ist entstanden, weil eine Ordination gesagt hat, dass etwas so nicht funktioniert. Die Filterung typischer Fehltranskriptionen, die Öffnungszeitenlogik bei Weiterleitungen, die Vollständigkeitsprüfung bei Rezepten: nichts davon stammt aus einem Produktplan. Alles davon stammt aus dem Wartezimmer.

Ein konkreter erster Schritt

Sie müssen sich nicht für alles auf einmal entscheiden. Der übliche Einstieg ist die Erreichbarkeit, weil sie am schnellsten wirkt und weil sie Ihnen die Zahlen liefert, mit denen Sie den nächsten Schritt begründen können.

Wenn Sie wissen möchten, wie das bei Ihnen klingen und aussehen würde, vereinbaren Sie ein kurzes Gespräch. Wir schauen uns Ihre Abläufe an, sagen Ihnen ehrlich, wo Automatisierung sinnvoll ist und wo nicht, und Sie hören einen Assistenten, der bereits auf Ihre Ordination eingestellt ist: servus-ki.com.