Digitalisierung in der Ordination: Wo Sie sinnvoll anfangen

Vier Ebenen der Praxisdigitalisierung in der richtigen Reihenfolge, ehrliche Zeitrahmen und die drei Datenschutzfragen an jeden Anbieter.

Dr. techn. Alireza Fasih · 2026-09-07

Digitalisierung ist in der Ordination ein belastetes Wort. Die meisten Ärztinnen und Ärzte, mit denen wir sprechen, haben in den letzten Jahren mindestens ein Projekt hinter sich, das viel Geld gekostet und wenig gebracht hat. Eine Software, die niemand benutzt. Ein Portal, das die Patienten nicht finden. Ein Modul, das nur mit Zusatzschulung funktioniert, für die im Ordinationsalltag nie Zeit ist.

Deshalb ist die wichtigste Frage nicht, was technisch möglich ist. Die wichtigste Frage lautet: Was kostet Sie und Ihr Team gerade am meisten Zeit, ohne dass es medizinisch etwas bringt?

Die Ehrlichkeit am Anfang: eine Woche mitschreiben

Bevor Sie irgendetwas kaufen, machen Sie eine Woche lang eine simple Strichliste am Empfang. Vier Spalten reichen.

Anrufe angenommen. Anrufe verpasst. Anliegen, das kein medizinisches Wissen gebraucht hätte. Anliegen, das ein Mensch entscheiden musste.

Diese Liste ist unangenehm, weil sie fast immer dasselbe zeigt. Der größte Zeitfresser ist nicht die Dokumentation, nicht die Abrechnung und nicht der Datenschutz. Der größte Zeitfresser ist die Terminorganisation am Telefon, gefolgt von den immer gleichen organisatorischen Fragen.

Wer hier ansetzt, spürt die Entlastung in der ersten Woche. Wer stattdessen mit einem großen Praxisportal startet, spürt zuerst neun Monate Projektarbeit.

Vier Ebenen, in dieser Reihenfolge

Aus der Arbeit mit Ordinationen und kleineren Kliniken hat sich für uns eine Reihenfolge herauskristallisiert, die verlässlich funktioniert.

Ebene eins: Erreichbarkeit

Alles beginnt beim Telefon, weil dort der Patientenkontakt tatsächlich stattfindet. Egal wie schön eine Online Buchung ist, ein sehr großer Teil Ihrer Patienten wird weiter anrufen. Ältere Menschen, Menschen mit akuten Beschwerden, Menschen, die eine Frage haben, die in kein Formular passt.

Erreichbarkeit heißt: Es hebt jemand ab, immer, auch zu Mittag, auch wenn drei Leute gleichzeitig anrufen. Das ist die Ebene, auf der ein KI Sprachassistent den größten Unterschied macht, weil er das Gleichzeitigkeitsproblem löst, an dem jedes menschliche Team scheitern muss.

Ebene zwei: Termine ohne Umweg

Der Termin muss dort entstehen, wo Sie ihn ohnehin verwalten. Wenn eine Buchung in einem separaten System landet und jemand sie danach abtippt, haben Sie Arbeit verschoben, nicht eingespart.

Das gilt für die Online Buchung genauso wie für den Telefonassistenten. Beide müssen in denselben Kalender schreiben, dieselben Terminarten kennen, dieselben Dauern und dieselben Sperrzeiten respektieren.

Ebene drei: strukturierte Anfragen statt Zetteln

Rezeptbestellungen, Befundanfragen, Krankmeldungen, Überweisungen. Das läuft in vielen Ordinationen über Anrufe, Zettel und eine Mailadresse, die niemand offiziell betreut.

Ein einfaches Formular auf Ihrer Website, das die Pflichtfelder abfragt und die Anfrage sauber in eine Liste legt, ersetzt hier eine erstaunliche Menge Chaos. Entscheidend ist, dass die Anfrage vollständig ankommt. Eine Rezeptbestellung ohne Dosierung und ohne Sozialversicherungsnummer ist ein Rückruf, also wieder ein Anruf.

Ebene vier: Auswertung

Erst wenn die ersten drei Ebenen stehen, lohnt sich der Blick auf Zahlen. Wie viele Anrufe kommen wann. Welcher Wochentag ist der schlimmste. Wie viele Termine werden abgesagt und wie kurzfristig. Wie viele Neupatienten kommen über welchen Weg.

Diese Zahlen kann Ihnen niemand liefern, solange alles über Zurufe und Zettel läuft. Sobald sie da sind, treffen Sie Personalentscheidungen und Öffnungszeitenentscheidungen auf einer anderen Grundlage.

Was Digitalisierung in der Ordination nicht ist

Ein paar Klarstellungen, weil sie in Verkaufsgesprächen gerne untergehen.

Digitalisierung ersetzt kein Personal. Sie verschiebt die Arbeit Ihres Personals von der Routine zur Betreuung. Wer eine Ordinationsassistentin einsparen will, wird enttäuscht. Wer möchte, dass seine Assistentin wieder Zeit für die Patienten im Wartezimmer hat, wird zufrieden sein.

Digitalisierung ist auch keine Frage der Ordinationsgröße. Eine Einzelordination mit zwei Mitarbeiterinnen hat prozentual das größere Erreichbarkeitsproblem als eine Gruppenpraxis mit eigener Telefonzentrale.

Und Digitalisierung ist kein einmaliges Projekt. Sie ist eine Reihe kleiner Schritte, von denen jeder einzelne nach spätestens zwei Wochen spürbar sein sollte. Wenn ein Anbieter Ihnen ein halbes Jahr Einführungsphase verkauft, bevor irgendetwas besser wird, stimmt etwas mit dem Zuschnitt nicht.

Datenschutz gehört an den Anfang, nicht ans Ende

Sie arbeiten mit Gesundheitsdaten. Das ist die sensibelste Kategorie, die die DSGVO kennt. Drei Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen, bevor Sie überhaupt über Preise reden.

Wo werden die Daten gespeichert und verarbeitet, und liegt das innerhalb der EU. Wer sind die Unterauftragsverarbeiter, also welche Dienste hängen technisch mit dran. Wie lange werden Aufzeichnungen und Transkripte aufbewahrt, und können Sie diese Frist selbst festlegen.

Wenn ein Anbieter auf diese drei Fragen keine klare schriftliche Antwort hat, ist der Rest des Gesprächs nicht mehr nötig.

Der realistische Zeitrahmen

Eine Ordination, die telefonische Erreichbarkeit und Terminvergabe angeht, kann innerhalb weniger Tage produktiv sein. Nicht weil man schlampig arbeitet, sondern weil der Umfang klar begrenzt ist: Ihre Terminarten, Ihre Öffnungszeiten, Ihre Regeln, Ihre Anbindung an den Kalender.

Was den Zeitrahmen tatsächlich sprengt, sind nicht technische Fragen. Es sind ungeklärte interne Regeln. Wie lange dauert eine Erstordination bei Ihnen wirklich. Nehmen Sie Neupatienten an, und wenn ja, wie viele pro Woche. Wer entscheidet über einen Akutplatz. Diese Fragen müssen Sie ohnehin beantworten. Der Vorteil ist, dass ein digitalisierter Ablauf sie sichtbar macht.

So fangen Sie an

Nehmen Sie sich den einen Bereich vor, der bei der Strichliste am schlechtesten abgeschnitten hat. Sehr wahrscheinlich ist das die Erreichbarkeit am Vormittag. Lösen Sie ihn vollständig, bevor Sie den nächsten anfassen.

Wenn Sie dabei jemanden brauchen, der Ihre Abläufe versteht und nicht nur ein Produkt verkauft: Wir arbeiten täglich mit Ordinationen in Österreich und Deutschland, kennen die üblichen Praxissoftwarelandschaften und richten den Assistenten auf Ihre Regeln ein, nicht auf ein Standardskript. Ein erstes Gespräch kostet Sie zwanzig Minuten: servus-ki.com.