Una solución para el teléfono, las citas y las consultas en la Ordination
Por qué tres herramientas separadas generan más trabajo, cómo es una solución integrada y en qué plazo está lista para usarse.
Dr. techn. Alireza Fasih ·
La mayoría de las Ordinationen (consultorios médicos en Austria) que nos llaman no tienen un solo problema. Tienen cinco pequeños problemas interconectados. El teléfono no deja de sonar. Las citas se gestionan en papel o en un calendario que no está conectado a nada. Las solicitudes de recetas llegan por tres vías distintas. En el sitio web hay una dirección de correo electrónico que, en realidad, nadie atiende. Y nadie sabe exactamente cuántos pacientes no logran comunicarse.
Para cada uno de estos problemas existe un proveedor. Esa es precisamente la razón por la que muchas Praxen (consultorios médicos en Alemania) terminan teniendo tres sistemas que no se comunican entre sí, y a alguien en el equipo que se dedica a transcribir datos de uno a otro.
Por qué las herramientas separadas generan trabajo
Un ejemplo práctico. Una Ordination cuenta con una herramienta de reservas en línea, un contestador automático con transcripción y un formulario de contacto. Los tres funcionan bien por separado.
El lunes por la mañana, la asistente se encuentra ante tres listas. Transfiere las reservas al calendario, escucha los mensajes, devuelve las llamadas y procesa la bandeja de entrada. El paciente que reservó en línea el viernes y canceló por teléfono el sábado aparece en ambas listas. Si nadie se da cuenta, queda una cita fantasma.
Esto no es un fallo de las herramientas individuales. Es la consecuencia de que no saben nada la una de la otra. Cada interfaz adicional entre sistemas que deba ser operada por una persona es una fuente de errores.
Qué hace diferente a una solución integrada
Cuando el teléfono, las citas, las consultas y los análisis funcionan con los mismos datos, estas fricciones simplemente desaparecen.
El asistente telefónico ve el mismo calendario que el sistema de reservas en línea. Una cancelación por teléfono libera el espacio que el sitio web puede volver a ofrecer en ese mismo instante. Una solicitud de receta, ya sea por formulario o por llamada, termina en la misma lista, con la misma estructura y los mismos campos obligatorios. Y el análisis a fin de mes le muestra todo en conjunto, porque todo forma parte de lo mismo.
Para su equipo, esto significa usar exactamente una interfaz en lugar de tres. Para usted, significa tener un solo punto de contacto en lugar de tres cuando algo no funciona.
Flexible significa: según sus reglas, no las nuestras
En medicina no hay dos Ordinationen que trabajen igual. Una solo acepta pacientes nuevos los martes. Otra tiene una Wahlarztschiene (vía de atención privada) propia por la tarde. Una Gruppenpraxis (consulta médica compartida) con cuatro médicos necesita cuatro tipos de citas diferentes con duraciones distintas para el mismo servicio.
Es precisamente ahí donde fracasan los productos estándar. Le imponen la lógica que viene integrada en el producto, y su equipo acaba creando una solución paralela en papel para las excepciones.
Por eso, nuestra solución es configurable en lugar de predeterminada. Sus tipos de citas, sus duraciones, sus horarios bloqueados, sus frases. Cómo contesta el asistente, si tutea o trata de usted, cómo maneja a un interlocutor que solo quiere saber la dirección. Qué tiene permitido hacer y qué tiene expresamente prohibido. Todo esto son ajustes, no programación a medida.
Y si necesita algo que aún no existe, lo desarrollamos. Esa es la diferencia entre un producto de estantería y un equipo que trabaja en el software que usted utiliza.
Por qué con nosotros es rápido
Desde la confirmación hasta la primera llamada real, en la mayoría de las Ordinationen pasan pocos días. Esto se debe a tres motivos.
Primero, la plataforma ya está lista. No empezamos desde cero con cada cliente, sino que la configuramos. Segundo, conocemos los sistemas habituales de las Praxen en la región de habla alemana porque ya hemos desarrollado las integraciones. Existen conexiones listas para usar con Doc Cirrus, Latido, mobi.MED, CARE01 y Docfinder. Tercero, hacemos las preguntas correctas desde el principio. La configuración se alarga cuando es durante la implementación cuando se aclara cuánto dura realmente una Erstordination (primera consulta).
Lo que no hacemos es un plan de proyecto de seis meses con hitos y un comité de dirección. Una Ordination no tiene recursos para eso, ni tampoco lo necesita.
El precio, hablando con franqueza
Trabajamos con paquetes mensuales claros, basados en la cantidad de minutos de conversación, más una tarifa única de configuración. Sin comisiones por cita, sin vinculación al número de pacientes, sin contratos que le aten durante años.
La comparación más honesta es el cálculo frente a un puesto de media jornada en recepción. Una Ordinationsassistentin (asistente médica) adicional en Austria le cuesta, en términos de salario bruto frente a neto, un múltiplo de lo que cuesta la disponibilidad automatizada, y aun así no puede atender tres llamadas al mismo tiempo. Esto no es un argumento en contra del personal. Es un argumento a favor de no desgastar al personal existente con tareas rutinarias.
Quiénes trabajan con nosotros
Nuestro equipo proviene del desarrollo técnico, no de las ventas. Hemos construido sistemas de procesamiento de voz, telefonía e integración de datos antes de aplicarlos en el sector sanitario.
Pero hay algo más importante. Durante la implementación, nos sentamos con su equipo, escuchamos conversaciones reales en las primeras semanas y ajustamos lo que falla. Casi todo lo que nuestra plataforma puede hacer hoy ha surgido porque una Ordination nos dijo que algo no funcionaba de cierta manera. El filtrado de errores típicos de transcripción, la lógica de los horarios de apertura en los desvíos de llamadas, la comprobación de que las recetas estén completas: nada de esto proviene de un plan de producto. Todo proviene de la sala de espera.
Un primer paso concreto
No tiene que decidirse por todo a la vez. El punto de partida habitual es la disponibilidad telefónica, porque es lo que da resultados más rápidos y porque le proporciona las cifras con las que puede justificar el siguiente paso.
Si desea saber cómo sonaría y se vería esto en su caso, concierte una breve charla. Analizaremos sus procesos, le diremos con franqueza dónde tiene sentido la automatización y dónde no, y escuchará a un asistente que ya está configurado para su Ordination: servus-ki.com.