Una soluzione per telefono, appuntamenti e richieste nella Ordination

Scoprite perché tre strumenti separati creano solo più lavoro, come si presenta una soluzione integrata e in quali tempi è pronta all'uso.

Dr. techn. Alireza Fasih ·

La maggior parte delle Ordinationen (studi medici austriaci) che ci chiamano non ha un solo problema. Ne ha cinque piccoli, tutti collegati tra loro. Il telefono squilla a vuoto. Gli appuntamenti vengono gestiti su carta o in un calendario a cui non è collegato nulla. Le richieste di ricette arrivano attraverso tre canali diversi. Sul sito web c'è un indirizzo e-mail che in realtà nessuno gestisce. E nessuno sa con precisione quanti pazienti non riescano effettivamente a prendere la linea.

Per ognuno di questi problemi esiste un fornitore. Questo è esattamente il motivo per cui molte cliniche finiscono per avere tre sistemi che non comunicano tra loro, e qualcuno nel team che deve ricopiare i dati dall'uno all'altro.

Perché gli strumenti separati creano lavoro

Un esempio pratico. Una Ordination dispone di uno strumento di prenotazione online, di una segreteria telefonica con trascrizione e di un modulo di contatto. Tutti e tre funzionano bene singolarmente.

Il lunedì mattina l'assistente si ritrova davanti a tre liste. Trasferisce le prenotazioni nel calendario, ascolta i messaggi e richiama, smaltisce la casella di posta. Il paziente che ha prenotato online il venerdì e ha disdetto per telefono il sabato compare in entrambe le liste. Chi non se ne accorge si ritrova con un appuntamento fantasma.

Non è un difetto dei singoli strumenti. È la conseguenza del fatto che non sanno nulla l'uno dell'altro. Ogni interfaccia aggiuntiva tra sistemi gestita da un essere umano rappresenta una fonte di errore.

Cosa rende diversa una soluzione integrata

Quando telefono, appuntamenti, richieste e analisi operano sugli stessi dati, questi attriti semplicemente scompaiono.

L'assistente al telefono vede lo stesso calendario della prenotazione online. Una disdetta telefonica libera il posto, che il sito web può offrire di nuovo nello stesso istante. La richiesta di una ricetta, che avvenga tramite modulo o per telefono, finisce nella stessa lista, nella stessa struttura, con gli stessi campi obbligatori. E l'analisi di fine mese vi mostra tutto insieme, perché tutto è collegato.

Per il vostro team questo significa avere esattamente un'unica interfaccia invece di tre. Per voi significa avere un solo referente invece di tre, se qualcosa non va.

Flessibile significa: secondo le vostre regole, non le nostre

In medicina non esistono due Ordinationen che lavorano allo stesso modo. Una accetta nuovi pazienti solo il martedì. Un'altra ha una propria Wahlarztschiene (sistema di medici privati) serale. Una Gruppenpraxis (studio medico associato) con quattro medici ha bisogno di quattro tipi di appuntamento diversi con durate differenti per la stessa prestazione.

È proprio qui che i prodotti standard falliscono. Vi impongono la logica integrata nel prodotto, e il vostro team finisce per creare parallelamente un'altra soluzione cartacea per le eccezioni.

La nostra soluzione è quindi configurabile anziché predefinita. I vostri tipi di appuntamento, le vostre durate, i vostri orari di blocco, le vostre formulazioni. Come risponde l'assistente, se dà del tu o del lei, come gestisce chi chiama solo per sapere l'indirizzo. Cosa gli è permesso fare e cosa gli è espressamente vietato. Queste sono impostazioni, non programmazioni speciali.

E se avete bisogno di qualcosa che ancora non esiste, lo costruiamo noi. Questa è la differenza tra un prodotto da scaffale e un team che lavora sul software che utilizzate.

Perché con noi i tempi sono rapidi

Dalla conferma al primo vero e proprio squillo passano, per la maggior parte delle Ordinationen, solo pochi giorni. Questo dipende da tre fattori.

Primo, la piattaforma è già pronta. Non ripartiamo da zero con ogni cliente, ma ci occupiamo della configurazione. Secondo, conosciamo i sistemi gestionali più comuni nell'area di lingua tedesca, perché ne abbiamo già sviluppato le integrazioni. Per Doc Cirrus, Latido, mobi.MED, CARE01 e Docfinder esistono collegamenti già pronti. Terzo, all'inizio facciamo le domande giuste. La configurazione richiede molto tempo solo se si deve chiarire durante l'implementazione quanto dura effettivamente una Erstordination (prima visita medica).

Quello che non facciamo è un piano di progetto di sei mesi con pietre miliari e comitati direttivi. Una Ordination non ha le risorse per questo e non ne ha nemmeno bisogno.

Il prezzo, in tutta franchezza

Lavoriamo con pacchetti mensili chiari, basati sul numero di minuti di conversazione, più un costo di configurazione una tantum. Nessuna commissione per appuntamento, nessun vincolo al numero di pazienti, nessun contratto pluriennale.

Il paragone più onesto è il calcolo rispetto a un impiego part-time in accettazione. Una Ordinationsassistentin (assistente di studio medico) aggiuntiva in Austria vi costa complessivamente un multiplo di quanto costa una reperibilità automatizzata, e in ogni caso non può rispondere a tre chiamate contemporaneamente. Questo non è un argomento contro il personale. È un argomento a favore del non esaurire il personale esistente con compiti di routine.

Chi lavora con noi

Il nostro team proviene dallo sviluppo tecnico, non dalle vendite. Abbiamo costruito sistemi per l'elaborazione vocale, la telefonia e l'integrazione dei dati prima ancora di applicarli nel settore sanitario.

Ma c'è una cosa ancora più importante. Durante l'implementazione ci sediamo con il vostro team, nelle prime settimane ascoltiamo conversazioni reali e apportiamo modifiche dove ci sono intoppi. Quasi tutto ciò che la nostra piattaforma è in grado di fare oggi è nato perché una Ordination ci ha detto che qualcosa non funzionava in quel modo. Il filtraggio delle tipiche trascrizioni errate, la logica degli orari di apertura per gli inoltri, il controllo di completezza per le ricette: nulla di tutto questo proviene da un piano di prodotto. Tutto questo proviene dalla sala d'attesa.

Un primo passo concreto

Non dovete decidere tutto in una volta. Il punto di partenza abituale è la reperibilità, perché ha l'effetto più rapido e perché vi fornisce i numeri con cui poter giustificare il passo successivo.

Se volete sapere come suonerebbe e apparirebbe nel vostro caso, fissate un breve colloquio. Analizzeremo i vostri processi, vi diremo onestamente dove l'automazione ha senso e dove no, e potrete ascoltare un assistente già configurato per la vostra Ordination: servus-ki.com.