Uma solução para telefone, marcações e pedidos na Ordination
Por que razão três ferramentas separadas geram mais trabalho, como é uma solução integrada e em que prazo está pronta a funcionar.
Dr. techn. Alireza Fasih ·
A maioria das Ordinationen (consultórios médicos na Áustria) que nos ligam não tem apenas um problema. Têm cinco pequenos problemas interligados. O telefone toca sem parar. As marcações são geridas em papel ou num calendário que não está ligado a nada. Os pedidos de receitas chegam por três vias diferentes. No site há um endereço de e-mail que, na verdade, ninguém gere. E ninguém sabe ao certo quantos pacientes não conseguem realmente ser atendidos.
Para cada um destes problemas existe um fornecedor. É exatamente por isso que muitos consultórios acabam por ter três sistemas que não comunicam entre si, e alguém na equipa que tem de transcrever dados entre eles.
Por que razão ferramentas separadas geram trabalho
Um exemplo prático. Uma Ordination tem uma ferramenta de marcação online, um atendedor de chamadas com transcrição e um formulário de contacto. Os três funcionam bem de forma isolada.
Na segunda-feira de manhã, a assistente senta-se em frente a três listas. Transfere as marcações para o calendário, ouve as mensagens e devolve as chamadas, e processa a caixa de correio. O paciente que fez a marcação online na sexta-feira e a cancelou por telefone no sábado aparece em ambas as listas. Quem não reparar nisto, fica com uma marcação fantasma.
Isto não é um defeito das ferramentas individuais. É a consequência de não saberem nada umas das outras. Cada interface adicional entre sistemas operada por um ser humano é uma fonte de erros.
O que uma solução integrada faz de diferente
Quando o telefone, as marcações, os pedidos e a análise funcionam com base nos mesmos dados, estas fricções simplesmente desaparecem.
O assistente ao telefone vê o mesmo calendário que a marcação online. Um cancelamento telefónico liberta a vaga, que o site pode voltar a oferecer no mesmo instante. Um pedido de receita, seja por formulário ou por chamada, vai parar à mesma lista, na mesma estrutura, com os mesmos campos obrigatórios. E a análise no final do mês mostra-lhe tudo em conjunto, porque tudo faz parte do mesmo.
Para a sua equipa, isto significa exatamente uma interface em vez de três. Para si, significa um único ponto de contacto em vez de três, caso algo não esteja bem.
Flexível significa: segundo as suas regras, não as nossas
Na medicina, não existem duas Ordinationen que trabalhem da mesma forma. Uma aceita novos pacientes apenas à terça-feira. Outra tem uma via específica à noite para um Wahlarzt (médico sem acordo com o sistema público). Um consultório de grupo com quatro médicos precisa de quatro tipos de marcação diferentes, com durações diferentes, para o mesmo serviço.
É exatamente aqui que os produtos standard falham. Impõem-lhe a lógica que está incorporada no produto, e a sua equipa acaba por criar uma solução paralela em papel para as exceções.
Por isso, a nossa solução é configurável em vez de pré-definida. Os seus tipos de marcação, as suas durações, os seus períodos de bloqueio, as suas formulações. Como o assistente atende, como trata por tu ou por você, como lida com quem liga apenas para saber a morada. O que lhe é permitido e o que lhe é expressamente proibido fazer. Isto são configurações, não programação especial.
E se precisar de algo que ainda não existe, nós construímos. Esta é a diferença entre um produto de prateleira e uma equipa que trabalha no software que o seu consultório utiliza.
Por que razão connosco é rápido
Desde a aprovação até à primeira chamada real, passam-se apenas alguns dias na maioria das Ordinationen. Isto deve-se a três fatores.
Primeiro, a plataforma está pronta. Não começamos do zero com cada cliente, apenas configuramos. Segundo, conhecemos os sistemas de consultório habituais no espaço de língua alemã, porque já construímos as integrações. Para o Doc Cirrus, Latido, mobi.MED, CARE01 e Docfinder existem ligações prontas. Terceiro, fazemos as perguntas certas logo no início. A configuração só demora muito tempo quando é durante a implementação que se tenta perceber quanto tempo demora realmente uma Erstordination (primeira consulta).
O que não fazemos é um plano de projeto de seis meses com marcos e um comité de direção. Uma Ordination não tem recursos para isso, nem precisa.
O preço, de forma clara
Trabalhamos com pacotes mensais claros, baseados no número de minutos de conversação, mais uma taxa única de configuração. Sem comissões por marcação, sem ligação ao número de pacientes, sem fidelização contratual de anos.
A comparação mais honesta é o cálculo face a um posto de trabalho a meio tempo na receção. Uma Ordinationsassistentin (assistente de consultório) adicional custa-lhe na Áustria, em termos líquidos e brutos, um múltiplo do que custa a disponibilidade automatizada, e mesmo assim não consegue atender três chamadas em simultâneo. Isto não é um argumento contra o pessoal. É um argumento a favor de não esgotar o pessoal existente com rotinas.
Quem trabalha connosco
A nossa equipa vem do desenvolvimento técnico, não das vendas. Construímos sistemas de processamento de voz, telefonia e integração de dados antes de os aplicarmos no setor da saúde.
Mas há algo mais importante. Durante a implementação, sentamo-nos com a sua equipa, ouvimos chamadas reais nas primeiras semanas e ajustamos onde há falhas. Quase tudo o que a nossa plataforma consegue fazer hoje surgiu porque uma Ordination disse que algo não funcionava de determinada forma. A filtragem de erros típicos de transcrição, a lógica dos horários de funcionamento nos reencaminhamentos, a verificação de integridade nas receitas: nada disto provém de um plano de produto. Tudo isto provém da sala de espera.
Um primeiro passo concreto
Não precisa de decidir tudo de uma vez. O ponto de partida habitual é a disponibilidade telefónica, porque é o que tem um impacto mais rápido e porque lhe fornece os números com os quais pode justificar o passo seguinte.
Se quiser saber como isto soaria e pareceria no seu caso, marque uma breve conversa. Analisamos os seus processos, dizemos-lhe honestamente onde a automatização faz sentido e onde não faz, e ouvirá um assistente que já está configurado para a sua Ordination: servus-ki.com.