DSGVO-Checkliste: KI-Telefonassistent in der Arztpraxis sicher einführen
Die 11 Punkte, die Ärzte vor dem Go-Live klären sollten: AVV, TOMs, Sub-Prozessoren, EU-Speicherung, Aufzeichnung, Notfall-Eskalation und mehr.
Dr. techn. Alireza Fasih ·
Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe entgegen, bucht Termine und entlastet Ihr Praxisteam – rund um die Uhr. Doch bevor er in Ihrer Praxis live geht, steht eine berechtigte Frage im Raum: Ist das alles DSGVO-konform und sicher?
Wir hören diese Frage täglich von Ärztinnen und Ärzten. Deshalb haben wir die wichtigsten Punkte zusammengestellt, die Sie vor dem Go-Live mit Ihrem Anbieter klären sollten – als praktische Checkliste. Und wir beantworten gleich, wie Servus KI jeden einzelnen Punkt löst.
Warum eine Datenschutz-Checkliste vor dem Go-Live?
In einer Arztpraxis fallen besonders sensible Daten an – Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO. Wer einen externen Dienst einsetzt, der diese Daten verarbeitet, bleibt als Praxis verantwortlich. Eine kurze, strukturierte Prüfung vor dem Start schützt Sie rechtlich und schafft Vertrauen bei Ihren Patientinnen und Patienten.
Die 11 Punkte, die Sie klären sollten
1. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Verlangen Sie einen AVV nach Art. 28 DSGVO. Servus KI wird als Auftragsverarbeiter tätig und stellt den Vertrag im Onboarding zur Unterzeichnung bereit.
2. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Lassen Sie sich die Schutzmaßnahmen beschreiben. Bei Servus KI gehören dazu Verschlüsselung in Transit und at Rest (AES-256-GCM für Zugangsdaten), Zugriffskontrolle nach dem Need-to-know-Prinzip und eine strikte Mandantentrennung pro Praxis. Eine ausführliche TOM-Dokumentation erhalten Sie auf Anfrage.
3. Liste der Sub-Auftragsverarbeiter
Fragen Sie, welche Dienstleister beteiligt sind und wo sie sitzen. Servus KI setzt auf EU-Verarbeitung – u. a. Hetzner (Deutschland), LiveKit (Deutschland), Microsoft Azure OpenAI (innerhalb der EU Data Boundary) und Deepgram (EU-Endpoint). Die vollständige Liste finden Sie in der Datenschutzerklärung.
4. Wo werden Audio und Transkripte gespeichert?
Die Daten sollten die EU nicht verlassen. Bei Servus KI werden Audio und Transkripte innerhalb der EU verarbeitet; die Datenbank läuft in Deutschland, der Betrieb ist per Region-Pinning auf die EU beschränkt.
5. Lässt sich die Aufzeichnung abschalten?
Sie sollten selbst entscheiden, ob aufgezeichnet wird. Bei Servus KI ist die Audioaufzeichnung pro Agent deaktivierbar – auf Wunsch wird nur ein Transkript oder gar nichts gespeichert.
6. Speicherdauer und Löschfristen
Klären Sie, wie lange Daten aufbewahrt werden. Die Speicherdauer ist bei Servus KI konfigurierbar und wird nach dem Grundsatz der Datenminimierung gemeinsam mit Ihnen festgelegt.
7. Notfall-Eskalation
Ein Telefonassistent muss mit dringenden Anliegen umgehen können. Servus KI erkennt Hinweise auf Notfälle und eskaliert nach Ihren Regeln – etwa durch Weiterleitung ans Team oder den klaren Verweis auf den Notruf (144 in Österreich, 112 EU-weit).
8. Keine Diagnose, keine medizinische Beratung
Ein KI-Assistent darf keine medizinischen Einschätzungen abgeben. Bei Servus KI ist als fester Grundsatz hinterlegt: keine Diagnose, keine Beratung – stattdessen ein Verweis an die Praxis oder den Notruf.
9. Testnummer und Audit-Logs
Bestehen Sie auf einer Testmöglichkeit und nachvollziehbaren Protokollen. Servus KI lässt sich jederzeit über die Demo-Nummer +43 720 112963 live testen, und jeder Anruf wird mit Zeitstempel, Dauer und Transkript im Dashboard protokolliert.
10. Anbindung an Kalender und PVS
Der Assistent sollte in Ihre bestehenden Abläufe passen. Servus KI lässt sich an gängige Termin- und Praxisverwaltungssysteme anbinden und bucht Termine nach Ihren Regeln direkt in den Kalender.
11. Hinweis an die Patienten
Transparenz ist Pflicht – und schafft Vertrauen. Die Begrüßung von Servus KI enthält auf Wunsch einen klaren Hinweis wie „Sie sprechen mit einem digitalen Telefonassistenten“.
Fazit: Datenschutz ist kein Hindernis, sondern Teil der Lösung
Ein gut gewählter KI-Telefonassistent erfüllt diese Anforderungen nicht nur – er macht Ihre Praxis nachweislich datenschutzfreundlicher, weil Abläufe dokumentiert und nachvollziehbar werden. Entscheidend ist, dass Ihr Anbieter auf EU-Hosting setzt, einen AVV bereitstellt und klare Grenzen kennt.
Alle Antworten auf einen Blick finden Sie auf unserer Seite Datenschutz & Sicherheit.
Sie möchten Servus KI in Ihrer Praxis testen oder haben Fragen zu AVV, TOMs und der Anbindung an Ihr PVS? Sprechen Sie mit uns – wir begleiten Sie von der ersten Frage bis zum sicheren Go-Live.