Check-list RGPD : introduire un assistant téléphonique IA en toute sécurité dans une Arztpraxis
Les 11 points à clarifier avant le lancement : contrat de sous-traitance, mesures techniques, sous-traitants, stockage dans l'UE, enregistrement et plus.
Dr. techn. Alireza Fasih ·
Un assistant téléphonique IA répond aux appels, prend les rendez-vous et soulage l'équipe de votre cabinet, 24 heures sur 24. Mais avant qu'il ne soit mis en service dans votre Arztpraxis (cabinet médical), une question légitime se pose : tout cela est-il sûr et conforme au RGPD ?
Nous entendons cette question tous les jours de la part des médecins. C'est pourquoi nous avons rassemblé les points essentiels que vous devez clarifier avec votre fournisseur avant le lancement, sous la forme d'une check-list pratique. Et nous expliquons d'emblée comment Servus KI résout chacun de ces points.
Pourquoi une check-list sur la protection des données avant le lancement ?
Une Arztpraxis génère des données particulièrement sensibles : les données de santé au sens de l'art. 9 du RGPD. Quiconque utilise un service externe traitant ces données en conserve la responsabilité en tant que cabinet. Une vérification brève et structurée avant le démarrage vous protège sur le plan juridique et instaure un climat de confiance avec vos patients.
Les 11 points que vous devez clarifier
1. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Exigez un AVV (contrat de sous-traitance des données) conformément à l'art. 28 du RGPD. Servus KI agit en tant que sous-traitant et met le contrat à disposition pour signature lors de l'intégration.
2. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Demandez une description des mesures de protection. Chez Servus KI, celles-ci incluent le chiffrement en transit et au repos (AES-256-GCM pour les données d'accès), le contrôle d'accès selon le principe du besoin d'en connaître et une séparation stricte des environnements pour chaque cabinet. Une documentation détaillée des TOMs (mesures techniques et organisationnelles) est disponible sur demande.
3. Liste des sous-traitants
Demandez quels prestataires de services sont impliqués et où ils sont basés. Servus KI s'appuie sur un traitement au sein de l'UE, notamment avec Hetzner (Allemagne), LiveKit (Allemagne), Microsoft Azure OpenAI (dans la limite des frontières de données de l'UE) et Deepgram (point de terminaison dans l'UE). Vous trouverez la liste complète dans la déclaration de confidentialité.
4. Où les audios et les transcriptions sont-ils stockés ?
Les données ne doivent pas quitter l'UE. Avec Servus KI, les audios et les transcriptions sont traités au sein de l'UE ; la base de données est hébergée en Allemagne et l'exploitation est restreinte à l'UE par un ancrage régional.
5. L'enregistrement peut-il être désactivé ?
Vous devez pouvoir décider vous-même si les appels sont enregistrés. Chez Servus KI, l'enregistrement audio peut être désactivé pour chaque agent : sur demande, seule une transcription est conservée, voire rien du tout.
6. Durée de conservation et délais d'effacement
Clarifiez la durée de conservation des données. La durée de stockage est configurable chez Servus KI et est définie avec vous, conformément au principe de minimisation des données.
7. Escalade en cas d'urgence
Un assistant téléphonique doit être capable de gérer les demandes urgentes. Servus KI détecte les signes d'urgence et procède à une escalade selon vos règles, par exemple en transférant l'appel à l'équipe ou en renvoyant clairement vers les numéros d'urgence (144 en Autriche, 112 dans toute l'UE).
8. Pas de diagnostic, pas de conseil médical
Un assistant IA ne doit fournir aucune évaluation médicale. Chez Servus KI, le principe de base est strict : pas de diagnostic, pas de conseil. À la place, il renvoie vers le cabinet ou les urgences.
9. Numéro de test et journaux d'audit
Exigez une possibilité de test et des journaux de bord traçables. Servus KI peut être testé en direct à tout moment via le numéro de démonstration +43 720 112963, et chaque appel est consigné dans le tableau de bord avec son horodatage, sa durée et sa transcription.
10. Anbindung an Kalender und PVS
L'assistant doit s'intégrer dans vos processus existants. Servus KI peut être connecté aux systèmes de gestion de rendez-vous et aux Praxisverwaltungssysteme (systèmes de gestion de cabinet) courants, et enregistre les rendez-vous directement dans le calendrier selon vos règles.
11. Information aux patients
La transparence est une obligation, et elle instaure la confiance. Le message d'accueil de Servus KI inclut sur demande une mention claire telle que « Vous parlez à un assistant téléphonique numérique ».
Conclusion : la protection des données n'est pas un obstacle, mais une partie de la solution
Un assistant téléphonique IA bien choisi ne se contente pas de répondre à ces exigences : il rend de fait votre cabinet plus respectueux de la protection des données, car les processus sont documentés et traçables. L'essentiel est que votre fournisseur s'appuie sur un hébergement dans l'UE, mette à disposition un AVV et connaisse des limites claires.
Vous trouverez toutes les réponses en un coup d'œil sur notre page Protection des données & Sécurité.
Vous souhaitez tester Servus KI dans votre cabinet ou vous avez des questions sur l'AVV, les TOMs et la connexion à votre PVS ? Contactez-nous : nous vous accompagnons de la première question jusqu'à un lancement en toute sécurité.