Lista de verificação RGPD: implementar um assistente telefónico de IA na Arztpraxis com segurança
Os 11 pontos que os médicos devem esclarecer antes do lançamento: AVV, TOMs, subprocessadores, armazenamento na UE, gravação, escalonamento e mais.
Dr. techn. Alireza Fasih ·
Um assistente telefónico de IA atende chamadas, marca consultas e alivia a equipa da sua Arztpraxis (consultório médico) – 24 horas por dia. Mas antes de entrar em funcionamento na sua Arztpraxis, surge uma questão legítima: tudo isto está em conformidade com o RGPD e é seguro?
Ouvimos esta pergunta diariamente por parte dos médicos. Por isso, reunimos os pontos mais importantes que deve esclarecer com o seu fornecedor antes do lançamento – sob a forma de uma lista de verificação prática. E respondemos desde logo à forma como o Servus KI resolve cada um dos pontos.
Porquê uma lista de verificação de proteção de dados antes do lançamento?
Numa Arztpraxis são gerados dados particularmente sensíveis – dados de saúde ao abrigo do art.º 9.º do RGPD. Quem utiliza um serviço externo que processa estes dados continua a ser responsável enquanto Arztpraxis. Uma verificação breve e estruturada antes do início protege-o legalmente e cria confiança junto dos seus pacientes.
Os 11 pontos que deve esclarecer
1. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
Exija um AVV (contrato de subcontratação de tratamento de dados) ao abrigo do art.º 28.º do RGPD. O Servus KI atua como subcontratante e disponibiliza o contrato para assinatura durante a integração.
2. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
Peça que lhe descrevam as medidas de proteção. No Servus KI, estas incluem encriptação em trânsito e em repouso (AES-256-GCM para dados de acesso), controlo de acesso segundo o princípio da necessidade de conhecer e uma separação rigorosa de clientes por Arztpraxis. Pode obter documentação detalhada sobre as TOMs (medidas técnicas e organizativas) a pedido.
3. Lista de subprocessadores
Pergunte quais os prestadores de serviços envolvidos e onde estão sediados. O Servus KI aposta no processamento na UE – incluindo a Hetzner (Alemanha), LiveKit (Alemanha), Microsoft Azure OpenAI (dentro da EU Data Boundary) e Deepgram (EU-Endpoint). Pode encontrar a lista completa na declaração de privacidade.
4. Onde são guardados o áudio e as transcrições?
Os dados não devem sair da UE. No Servus KI, o áudio e as transcrições são processados dentro da UE; a base de dados funciona na Alemanha e a operação está limitada à UE através de region-pinning.
5. É possível desativar a gravação?
Deve poder decidir por si próprio se a gravação é efetuada. No Servus KI, a gravação de áudio pode ser desativada por agente – se desejar, apenas é guardada uma transcrição ou não é guardado absolutamente nada.
6. Tempo de conservação e prazos de eliminação
Esclareça durante quanto tempo os dados são conservados. O tempo de conservação no Servus KI é configurável e é definido em conjunto consigo, de acordo com o princípio da minimização de dados.
7. Escalonamento de emergências
Um assistente telefónico tem de conseguir lidar com assuntos urgentes. O Servus KI reconhece indícios de emergências e faz o escalonamento de acordo com as suas regras – por exemplo, reencaminhando para a equipa ou remetendo claramente para o número de emergência (144 na Áustria, 112 em toda a UE).
8. Sem diagnóstico, sem aconselhamento médico
Um assistente de IA não pode emitir avaliações médicas. No Servus KI, está estabelecido como princípio fixo: sem diagnóstico, sem aconselhamento – em vez disso, um reencaminhamento para a Arztpraxis ou para o número de emergência.
9. Número de teste e registos de auditoria
Exija uma opção de teste e registos rastreáveis. O Servus KI pode ser testado ao vivo a qualquer momento através do número de demonstração +43 720 112963, e cada chamada é registada no painel de controlo com carimbo de data/hora, duração e transcrição.
10. Ligação ao calendário e ao PVS
O assistente deve enquadrar-se nos seus processos existentes. O Servus KI pode ser ligado aos sistemas de marcação e PVS (sistemas de gestão de consultórios) mais comuns e marca consultas diretamente no calendário, de acordo com as suas regras.
11. Aviso aos pacientes
A transparência é obrigatória – e cria confiança. A saudação do Servus KI inclui, a pedido, um aviso claro como "Está a falar com um assistente telefónico digital".
Conclusão: a proteção de dados não é um obstáculo, mas sim parte da solução
Um assistente telefónico de IA bem escolhido não só cumpre estes requisitos – torna comprovadamente a sua Arztpraxis mais respeitadora da proteção de dados, uma vez que os processos passam a ser documentados e rastreáveis. O fator decisivo é que o seu fornecedor aposte no alojamento na UE, disponibilize um AVV e conheça limites claros.
Pode encontrar todas as respostas num relance na nossa página Proteção de dados e segurança.
Gostaria de testar o Servus KI na sua Arztpraxis ou tem dúvidas sobre o AVV, as TOMs e a ligação ao seu PVS? Fale connosco – acompanhamo-lo desde a primeira pergunta até ao lançamento seguro.