Ce qui a été dit au téléphone est noir sur blanc.
Après chaque appel, Servus KI rédige un résumé, classe la demande dans une catégorie et joint la transcription et l'enregistrement. Votre équipe lit en dix secondes de quoi il s'agissait, au lieu de passer cinq minutes au téléphone pour le découvrir.
Ce qu'il y a derrière
01
Le résumé s'écrit tout seul
Après chaque échange, un texte court est créé automatiquement : qui a appelé, quelle était la demande, ce qui a été convenu. C'est la note qui, sur un papier, manque ou reste illisible.
02
Chaque demande reçoit une catégorie
Demande de rappel, prise de rendez-vous, demande médicale, autre. Votre équipe filtre la liste selon ce qui est à traiter au lieu de tout parcourir.
03
Ouvert, en cours, terminé
Chaque appel qui appelle une réaction a un statut. Rien ne reste en plan parce que personne ne savait que c'était encore ouvert, et personne ne rappelle deux fois parce que deux personnes ont vu la même note.
04
Rappeler depuis la vue elle-même
Le rappel et le SMS partent directement depuis l'appel. Le numéro n'a pas à être recopié et ce que vous avez écrit reste ensuite dans l'historique.
Comment cela se passe
- 1
À 4h44 du matin, quelqu'un appelle pour un premier bilan. Le cabinet est fermé, Servus KI recueille la demande.
- 2
À 7h30, l'assistante ouvre la liste des appels. L'échange est sous « réponse attendue », avec la catégorie « prise de rendez-vous » et un résumé de trois lignes.
- 3
Elle voit qu'aucun horaire précis n'était fixé, clique sur « rappeler » et convient du rendez-vous. Le statut passe à « terminé ». L'opération a duré deux minutes, pas douze.
Avec et sans
Aujourd'hui
- Le rappel est sur un papier et se traite entre deux patients.
- Ce qui a été dit, seule la personne qui a décroché le sait.
- Les demandes reçues la nuit n'existent pas, le téléphone sonne dans le vide.
- Savoir si quelqu'un a déjà rappelé se règle en demandant autour de soi.
Avec Servus KI
- Il est dans une liste avec un statut et ne se perd pas.
- C'est écrit sous forme de résumé, pour toute l'équipe.
- Elles sont classées et prêtes le matin.
- Le statut le dit.
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Questions fréquentes
Tous les appels sont-ils enregistrés ?
L'enregistrement est un réglage que vous choisissez. S'il est actif, le message d'accueil le signale, et le tableau de bord vous le rappelle si cette mention manque. Le résumé et la transcription fonctionnent aussi sans enregistrement.
Combien de temps les données sont-elles conservées ?
Selon les délais d'effacement convenus avec vous dans le contrat de sous-traitance. Les données sont sur des serveurs dans l'UE.
Pouvons-nous reprendre les appels dans notre logiciel de cabinet ?
Le résumé et la transcription peuvent être transmis automatiquement à un autre système après chaque appel. Ce qui est possible dans votre cas se voit lors du premier échange, cela dépend de l'interface offerte par votre système.
Toute l'équipe voit-elle la même liste ?
Oui. C'est bien l'idée : une seule version pour tous, au lieu de papiers sur plusieurs bureaux.
