O telefone está calmo. Resta a caixa de correio.
A Servus KI lê a caixa de correio do consultório, organiza cada mensagem por pedido e assinala o que precisa mesmo de resposta. Para os casos frequentes há um rascunho pronto, que só sai quando o senhor aprovar.
O que está por trás
01
Cada mensagem recebe um pedido
Marcação ou questão, fatura ou pagamento, documento ou anexo, pedido de doente, newsletter, spam. Abre o separador que interessa agora em vez de percorrer tudo por ordem cronológica.
02
Vê numa linha do que se trata
Sob cada assunto há um resumo de uma frase. O que não precisa de resposta reconhece-se sem abrir a mensagem. Numa caixa de consultório é a maioria.
03
As respostas esperam como rascunho, não como e-mail enviado
Para os pedidos recorrentes a Servus KI cria uma proposta de resposta a partir da sua base de conhecimento. O rascunho não sai sozinho. Espera que alguém da sua equipa o leia e aprove.
04
Concluído fica concluído
Cada mensagem tem um estado: à espera de resposta ou concluída. Duas pessoas não respondem ao mesmo pedido e nada escapa por estar entre duas newsletters.
Como funciona na prática
- 1
Durante a noite chegam 14 mensagens. A Servus KI recolhe a caixa e organiza-as: nove newsletters e notificações automáticas, três faturas, uma remarcação, uma dúvida sobre um resultado.
- 2
Às 7:30 a assistente abre o separador «precisa de resposta». Estão lá duas mensagens, não catorze. Para a remarcação já há um rascunho com duas horas alternativas.
- 3
Lê o rascunho, muda uma palavra e envia. A dúvida sobre o resultado passa-a à médica. Ambos ficam em «concluído». A caixa está tratada às 7:36.
Com e sem
Hoje
- Abre-se cada mensagem para ver se é importante.
- O importante está entre newsletters e notificações automáticas.
- As respostas recorrentes são escritas de novo de cada vez.
- Saber se um pedido já teve resposta resolve-se a perguntar.
Com a Servus KI
- O resumo di-lo antes de abrir.
- Está num separador próprio.
- O rascunho está pronto e só precisa de ser verificado.
- É o estado que o diz.
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Perguntas frequentes
A Servus KI envia e-mails em nosso nome sem que os vejamos?
Não. A Servus KI cria rascunhos. Nada é enviado antes de alguém da sua equipa aprovar o rascunho. Esta ordem é fixa e não pode ser invertida.
Como sabe a Servus KI o que deve dizer a resposta?
A partir de uma base de conhecimento mantida por si, a mesma lógica das informações ao telefone. O que não estiver registado não é inventado; a mensagem chega simplesmente a si para tratamento.
A nossa caixa de correio tem de mudar?
Não. A Servus KI recolhe a sua caixa atual. Que ligação é possível no seu caso vemos na primeira conversa.
Como se avalia isto em termos de proteção de dados?
O tratamento ocorre em servidores na UE, existe um contrato de subcontratação disponível e os prazos de eliminação são combinados consigo. Que caixas ligar decide o senhor.
Quanto custa?
A partir de 24 € por mês, além do seu pacote. Todos os preços acrescem IVA.
